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要達致「防患於未然」,樓宇維修保養就必須持之以恆,不過定期維修保養牽涉的費用開支,單靠每月管理費用的收入未足以應付,為此及早建立財政儲備就更必不可少。不論於新樓落成或是現有樓宇,都需要制定樓宇維修保養計劃之餘,同時亦要為樓宇設立儲備基金及進行定期供款,為未來所需維修保養的支出「未雨綢繆」,免卻業主需要一筆過支付龐大維修費用,大大減輕業主財政壓力。
本港現行《建築物管理條例》附表7有關「公契的強制性條款」內列明,經理人須設立並維持一項特別基金,以備應付非每年預期承擔的開支。地政總署2006年修訂《大廈公契指引》,亦訂明按《建築物管理條例》設立特別基金以支付公用部分翻新、改善和維修等開支及其他相關費用。換言之,特別基金的設立可確保法團及業主及早做好財政儲備,應付日常樓宇管理工作以外所需的費用,包括定期更換水泵、勘測外牆以及進行全面樓宇檢驗及修葺等開支。
然而,《條例》及《指引》均無就業主如何制定樓宇保養計劃及供款建議,提供較清晰和更規範的要求,以至業主普遍於制訂保養計劃時無從入手,無法做好財政預算並落實供款。
公契經理人及業主應參照「樓宇保養手冊」,制定一套以10年為週期的維修保養計劃,羅列各公用構件及設施的建議維修保養周期,以及所需的維修保養工作,藉以估算期間維修項目所牽涉的費用,予業主充分掌握週期內不同時段,所屬樓宇不同的維修需要。
管理公司亦可依據維修保養計劃維修項目維修保養費用總支出,評估特別基金應維持的結餘水平;隨後可按業權或管理份數,計算每戶應分擔的費用,及每年的建議供款方案,交予業主大會商討落實,而相關供款可隨每月之日常管理費一併收取,以培養業主作定期供款的習慣。
保養和維修樓宇應從年青時做起,特別對新建樓宇來說,若屋苑能在入伙時,業主已開始向特別基金定期供款,以便籌備首10年維修周期的預防性維修保養工程,適時為構件及設施做好保養;相比起樓宇落成30年後才一次過處理累積多年的破損問題,前者無需業主一筆過支付龐大維修費用,大大減輕財政壓力,亦減低因拖延維修令小問題變大的可能,有效延緩樓宇老化的速度。
管理公司及業主可參考市建局編制的《住用與綜合用途樓宇保養手冊編製指引及範本》,以編製合適的樓宇保養手冊,隨後就可按手冊擬訂未來10年的維修保養計劃,為期間非年度維修項目的所需費用作出估算,及商討建議的定期供款方案。